No dia a dia das operações de factoring, ESCs e FIDCs, a comunicação eficiente e juridicamente segura com clientes e cedentes é essencial. Um dos instrumentos que pode garantir maior segurança é o “delivery receipt”, ou recibo de entrega de e-mail, que comprova o envio da mensagem e registra data, horário e destinatário.
É importante destacar que o delivery receipt não garante que o e-mail foi lido, apenas que chegou à caixa de entrada do destinatário ou ao servidor de e-mail. Para complementar, ferramentas como carimbo de tempo e sistemas de certificação digital podem atestar a exata abertura da mensagem, fortalecendo a prova em caso de disputa ou necessidade judicial.
No contexto corporativo
- Confirmação de entrega vs. recibo de leitura: O recibo de entrega comprova que o e-mail chegou ao destinatário; o recibo de leitura indica que a mensagem foi aberta.
- Como solicitar: Em programas como Outlook ou Gmail corporativo, é possível ativar as opções de “Confirmação de entrega” ou “Recibo de leitura” ao enviar a mensagem.
- Bounce: E-mails que não são entregues retornam ao remetente, podendo ocorrer como hard bounce (endereço inválido) ou soft bounce (problema temporário no servidor ou caixa cheia).
E-mail corporativo e certificado digital
O uso de e-mails corporativos, com domínio próprio da empresa, reforça a credibilidade e profissionalismo da comunicação, permitindo também o gerenciamento por departamentos e funcionários. Já o e-mail com certificado digital garante validade jurídica, autenticidade, integridade e confidencialidade, sendo especialmente importante em operações de fomento mercantil, onde documentos e notificações podem ter efeitos legais diretos.
Benefícios do e-mail certificado:
- Segurança e confidencialidade por meio de criptografia;
- Prova legal e validade jurídica, inclusive em disputas judiciais;
- Redução de custos com transporte físico e agilidade na comunicação;
- Comprovação de envio e recebimento com data e hora, fortalecendo registros de cobrança ou notificações de recompra.
Perícia judicial de e-mails
Em casos de litígios, pode ser necessária perícia forense para validar a autenticidade de um e-mail. O perito analisa origem, destino, conteúdo, anexos e logs do servidor, garantindo a integridade da prova digital. A produção antecipada de prova, prevista no artigo 381 do Código de Processo Civil, é uma ferramenta estratégica para assegurar que fatos relevantes não se percam e que a comunicação seja válida juridicamente.